告知函和答复函十分接近。它们的主要区别在于主要区别是答复对方所询问问题，而告知函则是告知对方有关情况。告知函的正文通常包括两项内容。一是告知原由。说明制发本函的原因。二是告知事项。简明扼要地叙述告知对方有关事项的具体内容及应注意的问题。
书面告知函一般包括：首部、正文、结尾、结束语、结尾落款五个部分。
一、首部，一般写明告知函的标题、主送单位名称。
二、正文，正文一般分成开头、正文两个部分。开头一般写明函件的主题原因。正文再对主题进行详细的解释说明。
三、结尾，一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函等。
四、结束语，通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。
五、结尾落款，落款一般写明发文单位名称、发文时间。
告知函的特征：
1．注意批请函与请示的区别，向有隶属关系的上级机关请求指示、批准事项用请示。而向没有隶属关系的业务主管机关请求批准有关事项，则用请批函。主管机关答复请求审批事项，用审批函。
2．开门见山，直奔主题。无论去函还是复函，都不要转弯抹角，切忌空话、套话和发空泛的议论。
3．一文一函，简洁明了。
4．语言要规范得体，并体现函的用语特色。发函要使用平和、礼貌、诚恳的语言，对主管机关要尊重、谦敬，对级别低的单位要平和，对平行单位和不相隶属的单位要友善。切忌使用生硬、命令性的语言。复函，则态度要明朗，语言要准确，避免含糊笼统、犹豫不定。
【法律依据】
《民事诉讼法》第一百二十五条，人民法院应当在立案之日起五日内将起诉状副本发送被告，被告应当在收到之日起十五日内提出答辩状。答辩状应当记明被告的姓名、性别、年龄、民族、职业、工作单位、住所、联系方式;法人或者其他组织的名称、住所和法定代表人或者主要负责人的姓名、职务、联系方式。人民法院应当在收到答辩状之日起五日内将答辩状副本发送原告。被告不提出答辩状的，不影响人民法院审理。
